Ihre Anfrage vom 01.02.2021 in Bezug auf die Antragbearbeitung und Bewilligung
des individuellen Bedarfs an Förderung und Betreuung in Kindertagesstätten
sowie auf Übernahme des Essengeldes

Sehr geehrte Frau Burmeister,
Ihre o.g. Anfrage möchte ich in Ergänzung zu den telefonischen Ausführungen wie folgt
beantworten:

Frage 1:
Wurden alle vollständigen Anträge (wie im Antrag vom 15.12.2020 gestellt) bis zum 01.02.2021 abgearbeitet?
Wenn nein, wie hoch ist die Anzahl der noch abzuarbeitenden Anträge und warum wurde das Ziel nicht erreicht?

Es ist nicht gelungen, die vollständig vorliegenden Anträge, wie vom Kreistag per Beschluss vom 15.12.2020 gefordert, bis zum 31.01.2021 abschließend zu bearbeiten.
Wie mehrfach erläutert liegt die Ursache dessen hauptsächlich darin, dass aufgrund des hohen Antragsaufkommens eine parallele Bearbeitung von neu eingehenden Anträgen und „Altfällen“ trotz organisatorischer Veränderungen und personeller Verstärkung in der
Vergangenheit nicht möglich war.
Dennoch konnten diese „Altfälle“ nunmehr mit hohem
persönlichem Engagement der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in zwei Arbeitseinsätzen an Wochenenden vollumfänglich gesichtet und zur Bearbeitung ins System eingepflegt werden.
Danach liegen aktuell rund 2.200 bescheidungsreife Anträge vor, für die
nunmehr in prioritärer Bearbeitung die Bewilligungen erstellt werde

Frage 2:
Wieviel offene unvollständige Anträge sind noch in der Bearbeitung?

Die Aufarbeitung hat weiterhin ergeben, dass die Anträge in rund 700 Fällen
unvollständig waren bzw. Nachweise fehlten. Diese Nachweisanforderungen sind bereits erfolgt.
Für die weitere Abarbeitung der Anträge muss nunmehr der Posteingang
der angeforderten Unterlagen abgewartet werden.

Frage 3:
Was wurde bisher unternommen, um den Bearbeitungsstau zu überwinden?
Bitte Maßnahmen erläutern.

Im Rahmen der Sitzungen des Kreistages bzw. Jugendhilfeausschusses und seiner Gremien
haben sowohl der Landrat als auch ich in der Vergangenheit regelmäßig über die eingeleiteten Maßnahmen berichtet,
der Landrat letztmalig zum Kreistag am 24.02.2021.
Insofern beziehen sich meine Ausführungen auf den danach folgenden
Zeitraum, der u.a. durch personelle Veränderungen geprägt war.
Die Leiterin des Jugendamtes ist seit Ende Februar und bis auf weiteres krankheitsbedingt nicht im Dienst.
Ihre Stellvertretung habe ich neu geregelt.
Die bisher zuständige Sachgebietsleiterin ist seit dem 01.03.2021 nicht mehr im Jugendamt tätig.

Das bisherige Sachgebiet Wirtschaftliche Jugendhilfe/Kita-Förderung wird im Zuge der
unmittelbar bevorstehenden Umstrukturierung zum 01.05.2021 in 4 eigenständigen
Sachgebieten aufgehen, die Wirtschaftliche Kitaförderung insofern eines dieser 4
Sachgebiete sein. Der künftige Sachgebietsleiter wird zum 01.08.2021 seinen Dienst
beim Landkreis Rostock aufnehmen.
Bis dahin wird der Bereich interimistisch geleitet.

Um besagten Bearbeitungsstau unter diesen in Änderung befindlichen
Rahmenbedingungen weiter aufzulösen haben wir weitere, nachfolgend skizzierte
Maßnahmen eingeleitet:
Da sich herausgestellt hat, dass die im vergangenen Jahr im Bereich eingerichtete
Geschäftsstelle dem enorm hohen Post-, Mail- und Telefonaufkommen derzeit nicht
gerecht werden kann, haben wir diese durch zusätzliches Personal gestärkt. Damit
haben wir für die SachbearbeiterInnen die Voraussetzungen geschaffen, sich
weitgehend ausschließlich mit der Prüfung und Bescheidung der Anträge zu befassen.

Unterstützung erhalten sie dabei bis auf weiteres durch einen verstärkten Einsatz von
Auszubildenden der Kreisverwaltung und hinsichtlich der Bearbeitung von Beschwerden
durch die ebenfalls meinem Dezernat zugeordnete Rechtsstelle Jugend und Soziales.

Hinsichtlich der Inhalte der Antragsbearbeitung haben wir folgende Möglichkeiten der
Erleichterung erschlossen, die bereits erste positive Effekte zeigen:

– Auf die Einreichung eines Negativattestes zum Nachweis der alleinigen
elterlichen Sorge im Rahmen der Prüfung des Bedarfs verzichtet.

– Das Verfahren für die befristete Bewilligung von Anträgen zu ausländischen
Kindern mit befristetem Aufenthaltstitel wurde vereinfacht.

– Fehlen bei einem Antrag auf Vollzeit die entscheidenden Nachweise, wird dieser
nach Aktenlage in Form von Teilzeit beschieden und im Rahmen der Begründung
auf die fehlenden Unterlagen verwiesen. Sobald diese nachgereicht werden,
kann einer Erweiterung des Bedarfes in einem zweiten Bescheid stattgegeben
werden.

Weitere Anpassungen sind derzeit in Prüfung. Ebenso werden durch Umstellungen bei
der Aktenführung, Zuordnung von Zuständigkeiten etc. im kontinuierlichen Austausch
mit Fachamt und dem Bereich Organisation kurz- bis mittelfristig weitere
Optimierungspotentiale erschlossen.
Frage 4: Wurden die Antragsteller mit unvollständigen oder fehlerhaften Anträgen über
den Mangel des Antrages informiert? Wenn ja, wie? Wenn nein, warum nicht?
Im Falle von unvollständigen oder fehlerhaften Anträgen werden die Antragsteller
entsprechend der Forderung des Kreistages per Eingangsbestätigung/
Nachweisanforderung bzw. inzwischen auch im Wege der Teilzeitbescheidung
(siehe Frage 3) informiert.

Frage 5:
Wurden Anleitungen und Ausfüllhilfen auch an die Kitaträger übermittelt?
Die Kitaträger sind durch mich mit Schreiben vom 26.03.2021 über die Arbeitssituation
sowie die eingeleiteten Maßnahmen informiert worden. Nach abschließender
Überarbeitung der Formulare werden diese zusammen mit angepasstem
Informationsmaterial (Flyer, Plakate) den Einrichtungen zur Verfügung gestellt.
Parallel ist die Überarbeitung der Informationen auf der Homepage in Vorbereitung.
Ich bitte um Verständnis, dass wir diese in die Überarbeitung des Internettauftritts im Zuge der
Umstrukturierung des Jugendamtes einbetten.
Ich gehe davon aus, dass dies im Laufe
des kommenden Monats umgesetzt werden kann.

Frage 6:
Wurden Anträge und Merkblätter überarbeitet, um diese benutzerfreundlicher
zu gestalten? Wenn ja, welche Änderungen gibt es auf den Formularen?

Die Nutzerfreundlichkeit ist ein wesentlicher Aspekt bei der Überarbeitung der
Antragsformulare und Merkblätter. Aus den praktischen Erfahrungen der
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter heraus liegen Vorschläge vor, die aktuell hausintern
und anschließend mit dem Jugendhilfeausschuss bzw. der AG Kita abgestimmt werden.
Die Änderungen beziehen sich neben der inhaltlichen Anpassung (siehe Frage 3) auf
die Verständlichkeit/Nutzerfreundlichkeit.

Frage 7:
Wie lange dauert die derzeitige Eingangsbestätigung?
Primäres Ziel bleibt die sofortige Bescheidung, entweder im Rahmen des beantragten
Betreuungsumfangs bei vollständigen Anträgen bzw. des Teilzeitanspruchs, wie unter
Frage 3 geschildert.
Aufgrund des hohen täglichen Posteinganges (siehe Frage 8) ist es der Geschäftsstelle
zurzeit nicht in allen Fällen möglich, bei unvollständigen Anträgen eine
Eingangsbestätigung/Nachweisanforderung innerhalb der vom Kreistag geforderten Frist
zu erstellen.
Allerdings erfolgt im Rahmen der Eingangspostbearbeitung eine sofortige
Nachweisanforderung, so dass ein weiterer Arbeitsschritt entfällt.

 

Frage 8: Wie ist der derzeitige Stand der aktuellen Antragstellungen?

Bitte Anzahl der Fälle inkl. des Bearbeitungsstatus auflisten.
Aktuell verzeichnen wir einen täglichen Posteingang von ca. 150 Poststücken (Anträgen
und nachgereichten Unterlagen). Dem gegenüber steht ein täglicher Output von derzeit
durchschnittlich ca. 155 Bescheiden

Eine taggenaue Auswertung der Fälle nach aktuellem Bearbeitungsstatus ist derzeit
technisch nicht möglich.
Bezüglich der offenen „Altfälle“ verweise ich auf meine Antwort
zu Frage 1.

Für Rückfragen und weitere Erläuterungen stehe ich gern zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

In Vertretung
Anja Kerl
Beigeordnete
2. Stellvertreterin des Landrates